❶ 如何审计“组织的文化”
我们还可以考虑一下什么不能被称为文化。文化不是一系列预先设定的准则、法规,或适用于所有组织的实务标准。文化是每个组织个性的组成部分。适合某一家公司的理念未必就适用于另一家公司。强有力的文化更依赖于双向沟通,而不仅仅是由上至下的命令;通过协作来进行决策;通过团队努力来实现目标。通过考察一家公司对治理的态度、与客户的关系、哪些东西对这家公司很重要(体现在价值观中)、它如何对待自己的员工、如何应对负面事件的发生、在竞争中和在行业中表现如何,我们就可以在很大程度上了解它的文化。
需要对哪些东西进行审计和衡量
在对文化进行审计的时候需要考虑的因素很多,以下列举了部分范例。对于接受审计的文化的某个方面,内部审计人员需要确认这个方面是否适应组织的要求,并且关注了与它相关的环境、机遇和挑战。
内部审计的角度和职能使得它特别适合于对公司文化进行检查,但想要获得成功,完善的准备工作仍然必不可少。要为在每项审计业务中对文化进行评估,必须做到:
1、利用可以获得的资源。
举例来说,金融稳定委员会为金融机构提供了有关如何评估风险文化的指南。实际上其他行业也可以参考。该指南确定了四个可能会影响组织风险文化的关键领域——高层基调、问责制度、有效沟通和激励制度。除此之外,指南还为每个领域选定了多个绩效指标。值得注意的是,在使用和参考这些资源的时候,必须对其中的难点、存在的限制和潜在的局限性有所讨论,毕竟这些资源都是在过去经验的基础上建立起来的。
2、检查有关员工投入程度的调查问卷及其它组织用来调查工作满意度和预测绩效的工具。
对这些工具中的问题给出正面答案的员工,可能会更愿意投入到工作中去,也更可能会继续留在组织中任职。在开展内部审计业务的时候,可以寻找机会开展深层次原因分析,对员工投入程度较高和较低的领域进行研究。把员工的投入程度和审计发现综合起来考虑,由此向人力资源部门提出如何强化组织文化的建议。
3、确保获得董事会、审计委员会和执行管理层的支持。
在正常的程序中,应当先知会首席执行官(CEO),再把问题提交给董事会和审计委员会讨论,以便CEO能够有所准备。在理想情况下,CEO、董事会和审计委员会都应该支持对文化的持续评估。接下来,还要寻求执行管理层的支持,因为他们是否愿意支持内部审计在各项审计业务中对文化进行评估,对于整个流程是否有效具有不可忽视的作用。内部审计不应该因为存在抗拒,就放弃对文化的评估,但是审计人员必须充分了解他/她所工作的环境。因为这样的抗拒也许就意味着文化方面问题的线索。
4.分别做出两个相对独立的决定。
一个是选择什么样的工具或方法开展工作最适合组织的情况。观察可能会是主要的方式,但是也不应忽略可定量衡量的工具,如对员工的问卷调查等,通过这些手段,可以收集到能够反映文化的指标。文化往往不会体现在审计人员通过传统的控制测试收集到的具体证据中,董事会和执行管理层也应当认识到获取有关文化的具体证据存在相当的难度,并愿意接受这一现实。然而,审计人员通过更多地使用问卷调查和精心设计的访谈,所能收集到的具体证据也会更多。
另一个重要的决定是如何在审计中表达有关文化方面的问题。一种方法是使用成熟度模型。这包括了询问高级管理层和董事会,了解他们眼中组织文化包括哪些特征,分析在实际操作中每个特征层面的成熟度如何,以及他们所期望的成熟度如何。内部审计工作由此可以确定组织在多大程度上实现了他们的期望。发现存在的差距则能够帮助确定在审计业务中应当在哪些地方加大对文化的关注。
5.培训员工。
我们已经提到过,内部审计人员应当使用他们在常规审计业务中展示的胜任能力来对文化进行评估。商业头脑作为成功内部审计人员必备的10项核心胜任素质7之一,就包含了对组织文化方面内容的考虑。也许有些内部审计人员在刚开始的时候会不太习惯处理组织文化这样一个过于主观的概念,但通过培训和经验就能够克服这一问题,这也是职业发展和技能提高的重要一环。
6.严格监管审计人员,确保主观性较强的材料不会导致他们得出不恰当的结论。